В 2025 году система «Честный знак» (ГИС МТ) вводит полную прослеживаемость для пива и слабоалкогольных напитков, что потребует обязательного использования электронного документооборота (ЭДО). Отгрузка и приемка маркированной продукции будет осуществляться исключительно через УПД.
Важно помнить: УПД не заменяет ЕГАИС! С марта 2025 года необходимо будет предоставлять отчетность в обе системы, оформляя на каждую отгрузку и УПД, и ТТН. Как подготовить свой бизнес к этим изменениям и сделать работу проще? Разберемся в деталях.
Содержание
- Что такое поэкземплярный учет
- Обязательный ЭДО: Что нужно знать
- Поставщикам пива: Подготовка к новым правилам
- Подготовка для розницы и общепита
- Что меняется в процессах
- Нюансы по оформлению УПД для поставщиков
- Как принимать поставки рознице и общепиту
- Две сложности в обмене ТТН и УПД
- Списание пива, когда причина выбытия — не продажа
- Внутреннее перемещение между точками продаж
- Штрафы за нарушения новых требований
Что такое поэкземплярный учет
Поэкземплярный учет — это система учета маркированных товаров, при которой отслеживается каждая единица продукции (например, каждая бутылка или кег пива) на протяжении всей цепочки поставок, от производителя до конечного потребителя.
До 2025 года «Честный знак» фиксировал только два основных этапа: выпуск продукции в оборот производителем/импортером и продажу конечному потребителю в рознице или общепите.
⚡️ С 1 марта 2025 года вводится обязательный поэкземплярный учет для всех участников оборота пива и слабоалкогольных напитков: производителей, импортеров, оптовиков, дистрибьюторов, розничных магазинов и предприятий общественного питания.
Что это значит на практике?
• Необходимо отчитываться в «Честный знак» о каждой операции: отгрузке, приемке и перемещении между собственными точками каждой единицы продукции (кега, бутылки, банки).
• Все участники обмениваются только электронными УПД нового формата (утвержденным Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД 7 26/970@), в которых указывается ID ЭПД или реквизиты бумажной ТТН.
• В УПД должны быть указаны все коды маркировки поставляемых товаров.
• УПД передаются только через системы электронного документооборота (ЭДО). Это обеспечивает передачу данных в «Честный знак», где регистрируется смена собственника кодов маркировки.
• Обязательно регистрировать в «Честном знаке» вывод продукции из оборота, не связанный с розничной продажей (например, списание из-за истекшего срока годности, порчи, утери или использования для собственных нужд) с использованием документа списания.
Два этапа поэкземплярного учета в маркированном пиве
Новые требования стартуют с 1 марта 2025 для пива в кегах, а с 1 сентября 2025 — для пива в потребительской упаковке.
Новые правила утвердили Постановлением Правительства от 01.06.2024 № 746.
Обязательный ЭДО: Что нужно знать
Для всех участников оборота маркированного пива подключение к системе электронного документооборота (ЭДО) становится обязательным условием. Без ЭДО отгрузка и приемка маркированной продукции будет невозможна.
Важно: Сроки перехода на ЭДО зависят от типа продукции. Если ваш ассортимент включает только пиво в потребительской упаковке (без кегов), то до 1 сентября 2025 года допускается работа без обмена УПД через ЭДО. Однако для кегового пива использование электронного документооборота обязательно уже с 1 марта 2025 года.
Неважно, какой ЭДО используют ваши контрагенты! Большинство операторов поддерживают роуминг, обеспечивая обмен документами между различными системами ЭДО. Это работает аналогично роумингу в сотовой связи.
Если вы используете Saby: ЭДО уже интегрирован в систему, особенно если вы уже работаете с сервисами маркировки и ЕГАИС, а также ведете учет продаж в программах для магазинов и общепита. Вам нужно только подключить и настроить эту опцию.
Выгодное предложение от Saby: Saby Docs можно использовать бесплатно для обработки входящих электронных документов. А если ваши контрагенты тоже работают в Saby, вы можете отправлять им до 10 документов в квартал бесплатно.
Поставщикам пива: Подготовка к новым правилам
• Зарегистрируйтесь в «Честном знаке»: Вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), записанная на носителе «Рутокен ЭЦП 3.0» или JaCarta 2. УКЭП должна быть оформлена на руководителя организации или ИП и необходима для регистрации и отправки документов в систему маркировки.
👉 ПОДАТЬ ЗАЯВКУ НА ВЫДАЧУ ЭЛЕКТРОНОЙ ПОДПИСИ
• Получите от покупателей номера ФИАС ИД (а не только адреса): В УПД необходимо указывать точный адрес торговой точки (МОД — место осуществления деятельности), куда будет доставлено пиво. Поставщикам важно знать, какие МОД зарегистрированы покупателем в его личном кабинете «Честного знака» и какие ФИАС ИД присвоены этим адресам.
• Подготовьте оборудование для сканирования кодов маркировки в УПД: Для работы на складе потребуется 2D сканер или терминал сбора данных (ТСД). Если вы работаете в Saby, установите бесплатное приложение Saby Docs на свой телефон или ТСД.
Чтобы соответствовать новым требованиям, розничным магазинам и предприятиям общепита необходимо выполнить следующие шаги:
- Подключитесь к системе электронного документооборота (ЭДО) и укажите информацию о вашем операторе и ID участника ЭДО в личном кабинете «Честного знака».
- Убедитесь, что в личном кабинете ГИС МТ зарегистрированы все места осуществления деятельности (МОД) вашего ИП. Если их нет, добавьте.
- Предоставьте своим поставщикам данные о МОД и ФИАС ИД ваших торговых точек. Эти сведения необходимы для правильного оформления документов при отгрузке пива.
Что меняется в процессах:
Отправка отчетности по пиву в систему «Честный знак» через ЭДО не отменяет обязательную передачу данных в ЕГАИС. Это значит, что поставщикам по-прежнему необходимо оформлять на каждую партию пива два документа: транспортную накладную (ТТН) и универсальный передаточный документ (УПД). Системы «Честный знак» и ЕГАИС будут сопоставлять эти документы друг с другом.
Перспективы:
В будущем планируется упростить процесс, внедрив принцип «одного окна». Это позволит пользователям отправлять документы только в систему ГИС МТ, а она уже самостоятельно будет передавать необходимые данные в ЕГАИС.
☝️ Чтобы всё правильно пришло по документам к покупателю, нужно изначально всё корректно сделать поставщику
Важные моменты при оформлении УПД для поставщиков:
❗️ Разрешение «Честного знака» — обязательно! Отгрузка пива по новым правилам возможна только после проверки УПД системой «Честный знак» и сопоставления данных с информацией в транспортной накладной (ТТН).
🔍 Сканирование кодов — обязательно! При отгрузке кегового и упакованного пива необходимо сканировать все коды маркировки, чтобы они были включены в электронный УПД.
🚀 Оптимизация процесса с помощью агрегации: Для ускорения работы можно объединять партии одинакового товара в транспортные упаковки. Создайте код транспортной упаковки, содержащий информацию обо всех кодах маркировки в партии. В этом случае достаточно отсканировать только общую транспортную этикетку, а не каждую единицу продукции.
⚠️ Неудобство 2D-сканеров: При использовании 2D-сканеров кладовщик не сразу увидит, если возникли проблемы со сканированием кода (например, код не считался и не был добавлен в УПД). Для этого необходимо наличие компьютера, где можно отслеживать результаты сканирования.
Бесплатное приложение Saby Docs для смартфона и ТСД решает эту проблему 2D‑сканеров.
Один из кейсов работы с приложением. Бухгалтер подготовил УПД с партией пива на отгрузку. Кладовщик видит документ в Saby Docs и идет собирать партию к отправке. Сканирует коды маркировки и сразу на экране смартфона или ТСД проверяет, что каждый код корректно добавлен в УПД. Бухгалтер удаленно видит, что коды появились в документе, — теперь его можно отправлять покупателю.
❓ Работаете в Saby и еще не пользуетесь приложением? Узнайте как скачать у нашего менеджера 👉 здесь
Как правильно принимать пиво через ЭДО, избегая блокировки продаж и штрафов:
Проверка кодов — ключ к успеху:
Внимание! Коды маркировки в УПД могут быть некорректными (например, не введены в оборот).
Saby предупреждает о проблемах:
Система Saby автоматически сверяет данные с «Честным знаком» до утверждения УПД. Это позволяет вам заранее узнать, примет ли система коды маркировки или обнаружит ошибку.
Преимущество автоматической сверки:
Такая проверка значительно упрощает работу бухгалтера, исключая необходимость оформления корректировок. Достаточно отклонить поступление по ЭДО, если обнаружены расхождения.
Проверка соответствия кодов — обязательна!
Рекомендуется проверять соответствие кодов маркировки на кегах/упаковках пива кодам, указанным в УПД от поставщика.
Несовпадение кодов — блокировка продаж:
Помните! Если код маркировки на кеге не совпадает с информацией в учете, вы не сможете продать это пиво.
Saby Docs упрощает проверку:
Проверить соответствие кодов очень просто. Если вы ведете складской учет и работаете с государственными системами в Saby, используйте бесплатное приложение Saby Docs на телефоне или ТСД. Приемщик открывает входящее поступление, сканирует код маркировки и мгновенно видит на экране, есть ли этот код в документе. Узнайте подробнее о «Saby Docs» у нашего менеджера 👉 здесь
Две сложности в обмене ТТН и УПД
- В ТТН и УПД не совпадают единицы измерения и наименование товаров. В ТТН товары отражают по наименованию в алкокарточках, а объем пива — в декалитрах или штуках. УПД формируют на основе карточек товаров, зарегистрированных в Национальном каталоге, а единицы измерений указывают произвольно — это могут быть литры, штуки, паллеты, упаковки.🤷♂️ Возникает проблема, как в учете сопоставить поставку с двумя документами, где разные названия продукции и единицы измерения. Например, в накладной будет указано «Балтика № 3 светлое Самара — 2 декалитра», а в УПД — «Светлое БАЛТИКА № 3 — 1 кег».
👌 В Saby уже решена эта проблема. Система сама пересчитает данные, когда они в разных единицах измерения. Один раз свяжите позиции, и в дальнейших поступлениях программа будет сопоставлять данные товаров. Если поставщик что‑то изменит в данных товаров, например при перерегистрации алкокарточек в ЕГАИС, Saby отобразит эти позиции как новые и покажет, что их нужно снова связать с товарами из УПД.
Благодаря удобной функции в Saby, вы можете легко выбрать название продукции, указанное в накладной поставщика. Saby запомнит ваш выбор и автоматически будет сопоставлять номенклатуры в дальнейшем. Эта же функция активируется автоматически, когда Saby обнаруживает несопоставленные позиции, предлагая вам связать их.
2. ТТН и УПД сформированы в разное время или у них разные номера. Частный кейс: один сотрудник работает в ЕГАИС, другой занимается электронным документооборотом. Или это работа в разных системах: в одной ЭДО и маркировка, в другой — ЕГАИС. И может получиться, что между документами разрыв во времени.
🤷♂️ Возникает проблема у покупателя: как соотнести два документа как одно поступление, а не зарегистрировать в учете две разные поставки. К примеру, по факту магазин получил 5 кегов, но из‑за путаницы с документами в учет занесли 10.
Совет покупателю: договоритесь с поставщиком, чтобы он присылал документы на одну партию с одинаковыми номерами. Saby это позволит автоматически «склеить» ТТН и УПД в один документ поступления, даже если они получены с временным разрывом. Если работаете в другой системе, где нет сопоставления, то визуально по номеру сможете соотнести документы между собой.
❗️ Как правильно утвердить документы на поставку пива. Для покупателя важно не утверждать входящий документ, пока не получили второй — ТТН или УПД по ЭДО. На оба документа необходимо дать одинаковый ответ: либо утверждены, либо отклонены, либо приняты с расхождениями. Иначе в госсистемы поступит противоречивая информация: к примеру, в ЕГАИС поступление принято, а в «Честном знаке» нет.
Работая в Saby, просто дождитесь поступления второго документа. Система сама объединит ТТН и УПД в единый документ, внутри которого товары будут разнесены по соответствующим вкладкам: на учетной вкладке — все поступившие товары; ЕГАИС — позиции с алкокодами; маркировка — товары с кодами маркировки. Из объединенного поступления легко обработать и непивные позиции. Например, тару, другие товары или паллеты.
В Saby вы сможете принять всё одной суммой. Позиции можно добавлять и вручную — к примеру, если поставщик указал паллеты только в бумажной ТТН и их необходимо оплатить и принять к учету.
Списание пива по причинам, отличным от продажи:
С 1 марта 2025 года становится обязательным фиксировать в системе «Честный знак» выбытие маркированного пива из оборота по причинам, отличным от розничной продажи. К таким причинам относятся: разбитые бутылки, вскрытый кег (не подключенный к крану), истекший срок годности, использование пива для приготовления блюд в кафе. Во всех этих случаях необходимо оформлять документ списания в системе маркировки.
Внутреннее перемещение между торговыми точками:
При перемещении пива между вашими магазинами или заведениями необходимо отразить это перемещение между местами осуществления деятельности (МОД) в системе «Честный знак». В этом случае ЭДО не требуется; достаточно просто уведомить систему маркировки о перемещении продукции с одного МОД на другой.
Обращайтесь за инструкцией по перемещению пива между МОД к нашему менеджеру 👉 здесь
Штрафы за нарушения новых требований
Проверяющие органы могут оштрафовать участника оборота, когда он:
- Не зарегистрирован в системе маркировки.
- Не использует ЭДО.
- Отправляет в электронных документах информацию, которая не соответствует действительности: товары одни, а коды другие или они не указаны.
- Отчитывается в «Честный знак» с опозданием. По закону есть всего 3 дня, чтобы отчитаться о передаче товаров или утвердить приход пива по ЭДО.
‼️ Размеры штрафов: 1 000–10 000 ₽ или предупреждение — для должностных лиц и ИП; начиная от 25 000 ₽ для юрлиц, максимальный штраф для компании — 100 000 ₽.
Если компания или предприниматель нарушит правила в первый раз, суд может ограничиться предупреждением вместо штрафа (ст. 4.1.1 КоАП РФ).
☎️ +7 (8652) 990-001
🟢 Написать в WhatsApp
🔵 Написать в Telegram
📍 Маршала Жукова, 21А / Доваторцев, 30Б
